003 — HubSpot Contact Data Structure

Kontaktdaten-Struktur in HubSpot

TL;DR

Pro Immobilie führen wir auf dem Listing Stammdaten und ein knappes Set von Rollen-Assoziationen. Bei Deal-Anlage werden diese einmalig auf den Deal kopiert; danach lebt jeder Deal seine Rollen unabhängig. Der Adressblock wird im Quote-Template zur Renderzeit aus den Deal-Associations gebaut — kein berechnetes Property, keine Snapshot-Felder. HubSpot friert das publizierte Quote-PDF nativ ein.

Die 7 Assoziations-Labels

Label	Von	Zu	Bedeutung
Auftraggeberin	Listing & Deal	Contact oder Company	Vertragspartnerin. Default-Rechnungsempfängerin, Default-Adressatin.
Eigentümerin	Listing & Deal	Contact oder Company	Rechtliche Eigentümerin der Immobilie. Default-Fördermittelempfängerin.
Ansprechpartnerin	Deal	Contact	Operative Kontaktperson für diesen Deal.
z.Hd.	Deal	Contact	Adressat:in der „z. Hd.”-Zeile im Adressblock. Vorhandensein = aktiviert.
c/o	Deal	Contact oder Company	Empfänger:in der „c/o”-Zeile im Adressblock. Vorhandensein = aktiviert. Wer die Post über sich laufen lässt (typisch: Hausverwaltung).
Umsetzender Betrieb	Deal	Company	KOP-Partnerbetrieb, der das Gewerk operativ ausführt. Wird direkt von der Auftraggeberin beauftragt — Renewa ist nicht in der Vertragskette.
Ansprechpartner:in Umsetzender Betrieb	Deal	Contact	Operative Kontaktperson beim Partnerbetrieb (für Renewa-Koordination, nicht für Vertragsthemen).

z.Hd. und c/o sind eigenständige Labels — ein Contact kann gleichzeitig Ansprechpartnerin und z.Hd. sein, oder nur eines davon. Die beiden *Umsetzender Betrieb-Labels betreffen nur KOP-Deals und sind rein informativ — sie dokumentieren, wer ausführt, gehen aber nicht in Adressblock, Quote oder Rechnung ein.

Datenstruktur

Listing (Immobilie)                     Deal (Gewerk)                    Quote
─────────────────────                   ──────────────────────           ──────
Stammdaten der Immobilie:               Operative Rollen (live):         Adressblock entsteht
  address, zip, city, ...                 → Auftraggeberin               im Template aus den
  baujahr, wohnflaeche, ...               → Eigentümerin                 Deal-Associations
                                          → Ansprechpartnerin            (Kundenseite).
Template-Rollen (für Initial-Copy):      → z.Hd.
  → Auftraggeberin                       → c/o                           HubSpot fixiert das
  → Eigentümerin                                                          publizierte PDF beim
                                        KOP-Rollen (nur informativ,      Publish.
                                        kein Vertrag mit Renewa):
                                          → Umsetzender Betrieb
                                          → AP Umsetzender Betrieb

                                        Properties:
                                          invoice_email_override
                                          billing_data_frozen_at
                                          billing_contact_changed

Listing = Template, Deal = operativer Stand. Es gibt keinen automatischen Sync; Drift ist gewollt. Ein manueller Resync-Button auf dem Deal ist Phase-2-Komfort.

Neue Properties

Objekt	Property	Typ	Zweck
Company	invoice_email	String	Dedizierte Rechnungs-E-Mail (überschreibt Standard-E-Mail)
Deal	invoice_email_override	String	Deal-spezifische Rechnungs-E-Mail (überschreibt Company.invoice_email)
Deal	billing_data_frozen_at	Date	Datum der Beauftragung — ab dann werden Rollen-Änderungen protokolliert
Deal	billing_contact_changed	Boolean	Flag „Rechnungsdaten wurden nach Beauftragung geändert” (für Owner-Warnung)

Listing-Properties für Immobilien-Details (immobilienart, baujahr, wohnflaeche, anz_wohneinheiten, landkreis, eigentumsverhaltnis, besonderheiten_immobilie, dach, fassade, fenster, heizung) müssen ggf. ergänzt werden — sie werden bei Lead-Qualifizierung aus dem Lead kopiert.

Lead-Qualifizierung

Beim Setzen einer Lead-Pipeline-Stage auf „Qualifiziert” passiert per Workflow:

1. Listing wird angelegt mit Immobiliendaten aus dem Lead. Assoziationen: Auftraggeberin und Eigentümerin zeigen auf den primären Contact (oder die Company bei Hausverwaltungs-Pipeline).
2. Deal(s) werden angelegt — gesteuert durch Lead.dealanlage (pro Eintrag ein Deal; Sammel-Deal nur in Sonderpipelines). Listing-Rollen werden einmalig auf jeden Deal kopiert. Ansprechpartnerin wird mit der Auftraggeberin vorbefüllt (sofern Contact).
3. Contact.lifecyclestage → opportunity; Contact ↔ Listing-Assoziation.
4. Lead.zuordnungen__labels_gesetzt = true.

Pipeline-Sonderfälle:

• Verwaltung: Company = Auftraggeberin auf Listing; Eigentümerin nachträglich pflegen.
• KOP: Endkund:in bleibt Auftraggeberin und Eigentümerin und beauftragt den Partnerbetrieb eigenständig. Der Partnerbetrieb wird als Umsetzender Betrieb auf den Deal gesetzt; Partner-Contact als Ansprechpartner:in Umsetzender Betrieb. Diese beiden Labels lebten ursprünglich nicht am Lead — sie werden nachträglich beim Anlegen des KOP-Deals gepflegt. Renewa rechnet weiterhin nur mit der Auftraggeberin ab.
• Förderpakete: ggf. ohne Listing — noch offen.

Initial-Copy bei Deal-Anlage (Workflow W2)

Wenn ein Deal mit Listing-Assoziation erstellt wird, kopiert ein Deal-Workflow einmalig:

Deal.Auftraggeberin     ← Listing.Auftraggeberin
Deal.Eigentümerin       ← Listing.Eigentümerin
Deal.Ansprechpartnerin  ← Listing.Auftraggeberin   (nur wenn Contact)

Danach kein automatischer Sync. Bei Eigentümerwechsel an einer Immobilie mit aktiven Deals nutzen die User entweder direkten Edit am Deal oder (Phase 2) den Resync-Button.

Adressblock im Quote-Template

Der Adressblock entsteht beim Rendern des Quote-PDFs direkt aus den Deal-Associations. HubSpot fixiert das PDF beim Publish.

Logik:

empfaenger     = Deal.Auftraggeberin
adresse_quelle = Deal.c/o ?? Deal.Auftraggeberin

WENN Deal.c/o existiert:
    Zeile 1: Deal.Auftraggeberin.name
    Zeile 2: "c/o {Deal.c/o.name}"
SONST:
    Zeile 1: empfaenger.name
    Zeile 2: (leer)

WENN Deal.z.Hd. existiert:
    Zeile 3: "z. Hd. {Deal.z.Hd.firstname} {Deal.z.Hd.lastname}"
SONST:
    Zeile 3: (leer)

Zeile 4: adresse_quelle.address + " " + adresse_quelle.hausnummer
Zeile 5: adresse_quelle.zip     + " " + adresse_quelle.city

Beispiele:

Szenario	Zeile 1	Zeile 2	Zeile 3	Zeile 4	Zeile 5
Privatperson, kein c/o, kein z.Hd.	Familie Müller			Musterstr. 12	12345 Berlin
Firma mit z.Hd.	Schmidt GmbH		z. Hd. Frau Meier	Industriestr. 5	80333 München
Privat über Hausverwaltung (c/o)	Familie Müller	c/o HV Schmidt GmbH		Verwaltungsweg 3	50667 Köln
c/o + z.Hd.	Familie Müller	c/o HV Schmidt GmbH	z. Hd. Frau Meier	Verwaltungsweg 3	50667 Köln
KOP-Deal (Endkunde adressiert, Partnerbetrieb läuft im Hintergrund)	Familie Müller			Musterstr. 12	12345 Berlin

Rechnungs-E-Mail-Priorität

1. Deal.invoice_email_override
2. Empfänger-Company.invoice_email     (Empfänger = c/o ?? Auftraggeberin)
3. Empfänger.email                     (Standard-E-Mail)

Beauftragung & Änderungsprotokoll

Sobald ein Quote akzeptiert / der Deal beauftragt wird, setzt ein Workflow Deal.billing_data_frozen_at. Ab dann gilt:

• Bereits publizierte Quote-PDFs bleiben unverändert (HubSpot-nativ eingefroren).
• Änderungen an Auftraggeberin, Ansprechpartnerin, z.Hd. oder c/o am Deal werden weiterhin zugelassen, aber:
  • Workflow W7 legt einen Eintrag im Custom Object Kontaktdaten-Änderung an (Felder: deal_id, changed_at, changed_by, field_changed, old_value_name, new_value_name, reason).
  • Deal.billing_contact_changed wird auf true gesetzt.
• Workflow W8 benachrichtigt den Deal-Owner („Rechnungsdaten geändert nach Beauftragung”).

Praktische Einschränkung: HubSpot-Workflows haben keinen nativen Zugriff auf den vorherigen Wert einer Assoziation. old_value_name muss entweder via Custom Code Action vor der Änderung gelesen oder weggelassen werden (nur „Feld X wurde geändert” protokollieren).

Workflow-Übersicht

#	Workflow	Phase	Priorität
W2	Listing→Deal Initial-Copy	1	Hoch
W5	Lead-Qualifizierung	1	Hoch
W7	Änderungsprotokoll nach Beauftragung	1	Mittel
W8	Benachrichtigung bei Rechnungsdaten-Änderung	1	Niedrig
W9	Manueller Resync-Button „Rollen vom Listing übernehmen”	2	Mittel
W10	Adressblock einfrieren bei Beauftragung (nur bei E3)	optional	Niedrig

Kein Workflow für: Adressblock-Berechnung (lebt im Quote-Template), Listing→Deal Sync (entfällt bewusst), Quote-Snapshot (HubSpot-PDF reicht).

Phase 2: Manueller Resync-Button (W9)

Custom Code Action / Button auf dem Deal. Bei Klick:

Deal.Auftraggeberin   ← Listing.Auftraggeberin
Deal.Eigentümerin     ← Listing.Eigentümerin
// Ansprechpartnerin, z.Hd., c/o bleiben unangetastet

Falls Deal.billing_data_frozen_at gesetzt: Änderung wie üblich protokollieren (W7-Logik).

Phase 2.5 (optional): Bulk-Variante am Listing („Auf alle Deals dieser Immobilie anwenden”).

Offene Entscheidungen

#	Frage	Optionen
E1	address vs. strae auf Contact / Company	Welches Feld ist führend? Adressblock-Template muss eines davon lesen.
E2	Company-Felder co, briefkopf, verwaltung	Ablösen oder als Default-Quelle weiter pflegen? Mit c/o als Deal-Assoziation wird Ablösen wahrscheinlicher.
E3	Adressblock für beauftragte Deals einfrieren?	(a) Nein — HubSpot-PDF-Einfrieren reicht. (b) Ja — frozen_address_block am Deal bei Beauftragung befüllen (W10), Template bevorzugt dann das eingefrorene Feld gegen Re-Render-Drift.
E4	Förderpaket-Pipeline	Eigenes Listing oder direkter Deal ohne Listing? Wie wird Fördermittelempfängerin behandelt, wenn sie nicht = Eigentümerin ist?

---

Ausfüllhilfe für Sales & Operations

Wozu dieses One-Pager? Es zeigt für die häufigsten Konstellationen, welche Assoziationen auf Listing und Deal gesetzt werden. Lies von oben nach unten — der erste Eintrag, der zu deinem Fall passt, ist deine Vorlage.

Schnellentscheidung

1. Wer unterschreibt den Vertrag mit Renewa? → das ist Auftraggeberin.
2. Wem gehört die Immobilie laut Grundbuch? → das ist Eigentümerin. Häufig identisch mit Auftraggeberin.
3. Mit wem reden wir operativ? → das ist Ansprechpartnerin. Häufig identisch mit Auftraggeberin (bei Privatpersonen) oder ein:e Mitarbeiter:in (bei Hausverwaltungen / Firmen).
4. Wer bekommt die Rechnung? → standardmäßig Auftraggeberin. Nichts extra setzen.
5. Soll die Post über jemand anderen laufen? → c/o setzen.
6. Soll der Brief persönlich adressiert sein? → z.Hd. setzen.
7. Führt ein Partnerbetrieb das Gewerk aus (vom Kunden direkt beauftragt)? → Umsetzender Betrieb + AP Umsetzender Betrieb setzen. Rein informativ — wir rechnen weiterhin nur mit der Auftraggeberin ab.

Die typischen Fälle

Fall 1 — Privatperson, eigenes Einfamilienhaus

Eigentümer:in bewohnt das Haus selbst und beauftragt uns direkt.

Rolle	Wer?
Auftraggeberin	Contact (Eigentümer:in)
Eigentümerin	derselbe Contact
Ansprechpartnerin	derselbe Contact
z.Hd.	—
c/o	—
Umsetzender Betrieb	—
AP Umsetzender Betrieb	—

Fall 2 — Ehepaar / Paar gemeinsam Eigentümer:innen

Beide unterschreiben den Vertrag, beide sind im Grundbuch.

Rolle	Wer?
Auftraggeberin	beide Contacts (jeweils eigene Assoziation mit demselben Label)
Eigentümerin	beide Contacts
Ansprechpartnerin	ein:e Contact (Primäransprechpartner:in)
z.Hd., c/o, Umsetzender Betrieb, AP Umsetzender Betrieb	—

Falls Korrespondenz an beide gehen soll: z.Hd. leer lassen (Brief geht „Familie X” → beide).

Fall 3 — Vermietete Immobilie, Eigentümer beauftragt direkt

Eigentümer:in wohnt nicht im Objekt, aber beauftragt selbst.

Rolle	Wer?
Auftraggeberin	Contact (Eigentümer:in)
Eigentümerin	derselbe Contact
Ansprechpartnerin	derselbe Contact
z.Hd., c/o, Umsetzender Betrieb, AP Umsetzender Betrieb	—

Wie Fall 1 — die Vermietung ändert nichts an den Renewa-Rollen.

Fall 4 — Vermietete Immobilie über Hausverwaltung

Eigentümer:in lässt die Hausverwaltung beauftragen und die Post läuft über sie.

Rolle	Wer?
Auftraggeberin	Hausverwaltung (Company)
Eigentümerin	Eigentümer-Contact oder -Company
Ansprechpartnerin	Sachbearbeiter:in bei der Hausverwaltung (Contact)
z.Hd.	dieselbe Person wie Ansprechpartnerin (falls der Brief persönlich adressiert sein soll)
c/o	— (Hausverwaltung ist schon Auftraggeberin, Post geht direkt dort hin)
Umsetzender Betrieb, AP Umsetzender Betrieb	—

Fall 5 — WEG (Wohnungseigentümergemeinschaft)

Mehrere Eigentümer:innen, vertreten durch eine WEG-Verwaltung.

Rolle	Wer?
Auftraggeberin	WEG (Company)
Eigentümerin	WEG (Company)
Ansprechpartnerin	Verwalter:in oder Beirat (Contact)
c/o	Verwalter-Company (wenn Post über die Verwaltung läuft)
z.Hd.	Verwalter-Contact
Umsetzender Betrieb, AP Umsetzender Betrieb	—

Fall 6 — Privatkund:in, Korrespondenz über Hausverwaltung (c/o-Fall)

Eigentümer:in unterschreibt selbst, will die Post aber über die Hausverwaltung empfangen.

Rolle	Wer?
Auftraggeberin	Contact (Eigentümer:in)
Eigentümerin	derselbe Contact
Ansprechpartnerin	derselbe Contact ODER ein:e Verwaltungs-Contact (je nachdem, wer operativ erreichbar ist)
c/o	Hausverwaltung (Company)
z.Hd.	Verwalter-Contact (falls persönlich adressiert)
Umsetzender Betrieb, AP Umsetzender Betrieb	—

Briefkopf wird: „Familie Müller / c/o HV Schmidt GmbH / z. Hd. Frau Meier”.

Fall 7 — KOP-Deal (Endkund:in beauftragt Partnerbetrieb selbst)

Renewa hat Vertrag mit dem Endkunden (Beratung / Sanierungsmanagement). Der Endkunde beauftragt einen Partnerbetrieb eigenständig für die Umsetzung — Renewa steht nicht in der Vertragskette zum Partnerbetrieb.

Rolle	Wer?
Auftraggeberin	Endkund:in (Contact oder Company)
Eigentümerin	Endkund:in
Ansprechpartnerin	Endkunden-Contact
z.Hd., c/o	nur wenn der Endkundenfall (Fall 1/4/6) es erfordert
Umsetzender Betrieb	Partnerbetrieb (Company) — informativ
AP Umsetzender Betrieb	Contact beim Partnerbetrieb — informativ

Quotes und Rechnungen von Renewa gehen ausschließlich an die Auftraggeberin. Die zwei KOP-Labels dokumentieren nur, wer das Gewerk umsetzt (für Koordination, Förderanträge, interne Reports).

Fall 8 — Reiner Förderantrag ohne Sanierung

Pipeline „Förderpakete” — Pflege noch im Detail offen (siehe E4).

Rolle	Wer?
Auftraggeberin	Antragsteller:in (= meist Eigentümer:in)
Eigentümerin	dieselbe Person
Ansprechpartnerin	dieselbe Person
Rest	—

Häufige Fehler

• Eigentümerin leer lassen, weil = Auftraggeberin. Bitte trotzdem setzen — der Förderantrag braucht es, und Reports filtern danach.
• Hausverwaltung als c/o UND als Auftraggeberin. Eines reicht. Wenn die Verwaltung den Vertrag unterschreibt → Auftraggeberin (Fall 4). Wenn die Eigentümerin unterschreibt, aber Post über die Verwaltung läuft → c/o (Fall 6).
• Umsetzender Betrieb bei normalen Renewa-Deals setzen. Nur bei KOP-Konstellationen pflegen — wenn der Kunde einen Partnerbetrieb eigenständig beauftragt. Wenn Renewa direkt liefert, bleibt das Feld leer.
• Erwarten, dass an den Umsetzenden Betrieb Rechnungen oder Quotes gehen. Tun sie nicht. Renewa hat keinen Vertrag mit dem Partnerbetrieb — die Labels sind reine Doku.
• z.Hd. ohne Ansprechpartnerin. Geht technisch, ist aber meistens ein Fehler. Wer „z. Hd.” bekommt, ist in 95% der Fälle auch unsere operative Ansprechperson.
• Nach Beauftragung Rollen still ändern. Geht — wird aber protokolliert und der Deal-Owner bekommt eine Mail. Bitte den Grund im Custom Object „Kontaktdaten-Änderung” nachtragen.

Wo ändere ich was?

Ich will…	Ort
Eigentümer:in für eine Immobilie ändern, gilt für alle zukünftigen Deals	Listing
Auftraggeberin für diesen einen Deal umstellen	Deal
Hausverwaltung wechselt für laufende Deals	Deal (an jedem einzelnen) — oder Phase 2: Resync-Button am Listing
KOP-Partnerbetrieb zuweisen	Deal
Rechnungs-E-Mail abweichend vom Standard	Deal-Property invoice_email_override